Cómo alinear personas, procesos y tecnología para el éxito de tu CRM
Muchos proyectos de CRM fracasan no porque la tecnología no funcione, sino porque la empresa no estaba lista para adoptarla. Implementar un CRM sin revisar antes los procesos comerciales es como construir una autopista sin tener claro por dónde deben circular los autos. Por eso, en Innovatte desarrollamos un servicio clave: la Revisión de Procesos Comerciales para uso del CRM.
Este servicio se basa en un principio claro: la transformación digital efectiva sucede cuando las personas correctas trabajan con procesos optimizados, utilizando tecnología que realmente se adopta.
En este artículo te explicamos cómo encaramos este trabajo en Innovatte y cuáles son los 5 pasos que seguimos para preparar a tu empresa para el uso efectivo de un CRM como HubSpot o NetSuite.
El Trinomio de la Transformación Digital
Antes de entrar en los pasos, es importante entender que toda transformación comercial debe estar sustentada por tres pilares inseparables:
1. Personas
Incluye a los colaboradores internos, clientes, proveedores y socios estratégicos. Sin ellos, ninguna transformación es sostenible. Son quienes ejecutan procesos, toman decisiones, interactúan con la tecnología y, sobre todo, deben adoptar los nuevos modelos de trabajo.
2. Procesos
Las personas necesitan procesos claros para alcanzar sus objetivos de negocio. Estos procesos deben ser redefinidos (modelo “to be”) con base en las nuevas capacidades tecnológicas. Aquí aplicamos metodologías como Lean, Agile, Design Thinking, entre otras, y apoyamos la gestión del cambio (Change Management) para que la transición sea natural.
3. Tecnología
Solo después de tener claros los procesos y preparar a las personas, llega la herramienta: el CRM. Esta tecnología es el factor transformador, que debe generar valor competitivo y servir como medio para ejecutar los procesos con eficiencia, trazabilidad y foco en resultados.
Revisión de Procesos Comerciales para uso del CRM
Una vez comprendido el marco general, abordamos la revisión de procesos comerciales en 5 etapas. El objetivo es pasar del modelo actual ("as is") al modelo futuro ("to be") que se implementará dentro del CRM.
1. Líneas de Negocio – CRM
En este primer paso, se define qué líneas de negocio, productos o servicios serán gestionados desde el CRM. Esto es clave para entender la estructura general del sistema, su jerarquía de datos y las reglas de negocio que se deberán aplicar.
Aquí preguntamos:
- ¿Qué áreas del negocio van a usar el CRM?
- ¿Qué se espera automatizar, medir o gestionar desde la plataforma?
- ¿Qué niveles de visibilidad o segmentación por unidad comercial son necesarios?
- Con estas respuestas, se configura una base sólida para modelar el sistema.
2. Clasificación de Leads
No todos los leads son iguales ni merecen el mismo tratamiento.
En esta etapa trabajamos las definiciones clave de clasificación de oportunidades:
- Origen del lead (¿de dónde viene?)
- Tipo de lead (¿es calificado por marketing, por ventas, es nuevo o recurrente?)
- Criterios de calificación (¿qué tan listo está para comprar?)
- Distribución (¿a qué equipo o persona debe llegar?)
3. Etapas y Oportunidades de Negocio
Aquí rediseñamos el flujo de ventas, adaptándolo al nuevo entorno digital.
Definimos:
- Etapas del embudo comercial (pipeline)
- Modalidad de gestión (Kanban, forecast por etapa, funnels por producto, etc.)
- Condiciones de avance entre etapas
- Reglas para cierre de oportunidades
4. Dashboards y Reportes del CRM
Tener datos es una cosa. Tener indicadores accionables es otra.
En esta etapa definimos qué indicadores necesita cada nivel gerencial. Creamos dashboards personalizados para líderes de ventas, marketing y dirección, además de reportes operativos para seguimiento diario.
Esto permite tomar decisiones basadas en datos, ver cuellos de botella, entender conversiones reales y alinear a todo el equipo con objetivos compartidos.
5. Acompañamiento Gerencial
La implementación de un CRM no termina cuando se activa el sistema. Necesita acompañamiento.
Aquí definimos:
- La metodología de seguimiento gerencial
- La periodicidad de las reuniones de análisis
- Quiénes participan y qué temas se abordan
- Cómo se toman decisiones en base a la información generada
¿Qué ganás con este servicio?
- Un plan claro para implementar tu CRM sin improvisar
- Un equipo más comprometido y alineado
- Procesos más eficientes y digitalizables
- Datos útiles para la toma de decisiones
- Mayor retorno sobre la inversión en tecnología
Conclusión
No se trata de instalar una herramienta. Se trata de transformar la manera en que tu equipo vende, se organiza, mide y mejora.
En Innovatte, trabajamos junto a nuestros clientes para construir este camino paso a paso. A través del diagnóstico del estado actual, la redefinición de procesos comerciales y el acompañamiento al cambio, logramos que la tecnología no sea un fin, sino un medio para obtener resultados reales.
¿Estás por implementar un CRM? No empieces por el software. Empezá por los procesos.
En Innovatte, acompañamos a nuestros clientes en cada etapa. ¿Te gustaría empezar tu propio plan? Contáctanos por whatsapp o agenda una reunión y demos el primer paso juntos
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